Comment gérer les dépenses de vos salariés ?
Retrouvez comment mieux gérer les frais et dépenses annexes de vos salariés. Nos solutions gains de temps et argent pour les entreprises.
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Quand un salarié part en voyage d’affaires, il y a des dépenses évidentes et prévisibles pour une entreprise : son transport en avion, train ou voiture, son hébergement à l’hôtel.
Mais tout un ensemble de petites dépenses annexes sont en fait engagées. En reprendre le contrôle permet de faire des économies de temps et d’argent. Pour cela, des outils pour les entreprises se développent depuis une dizaine d’années. La tendance est aux solutions globales de gestion des frais.
Mais tout un ensemble de petites dépenses annexes sont en fait engagées. En reprendre le contrôle permet de faire des économies de temps et d’argent. Pour cela, des outils pour les entreprises se développent depuis une dizaine d’années. La tendance est aux solutions globales de gestion des frais.
Constater et mesurer le poids des dépenses annexes
Ces dépenses annexes peuvent être les frais de déjeuners d’affaires, de téléphone ou de taxi par exemple. Selon les entreprises, elles peuvent rester marginales ou devenir très coûteuses. Elles sont de plus en plus importantes à mesure que les entreprises s’internationalisent.
L’internationalisation des échanges
Les PME comme les grands groupes s’adaptent à l’internationalisation des échanges. Leurs cadres voyagent de plus en plus pour trouver de nouveaux prospects mais aussi pour fidéliser leur clientèle.
Cette fréquence pousse les entreprises à rationaliser leurs coûts en la matière. Et ceci d’autant plus que les salariés sont amenés à utiliser de plus de plus de services payants supplémentaires.
La multiplication des services proposés aux voyageurs d’affaires
En effet, les coûts additionnels se multiplient ces dernières années. Les salariés utilisent fréquemment des spots Wifi payants par exemple. En vol, ils peuvent désormais souscrire à une connexion internet payante etc
Le coût du traitement des dépenses annexes
Tous ces frais supplémentaires ne peuvent être isolés du reste de la vie économique d’une entreprise. Ils sont de plus en plus nombreux et nécessitent donc un système de gestion pertinent et efficace. Une entreprise ne peut les gérer en traitant ces données sur un tableau Excel comme beaucoup le font encore. Ce type de gestion fait perdre beaucoup de temps et d’argent aux entreprises.
Heureusement, des solutions de gestion de ces dépenses s’imposent. Elles sont faciles d’utilisation et de plus en plus adaptées aux PME.
Des solutions pour mieux gérer les dépenses annexes des entreprises
Les outils de gestion des frais professionnelsse se multiplient ces dernières années. Ce sont des solutions informatiques qui permettent de centraliser toutes les dépenses engagées par les collaborateurs. Certaines proposent même des outils prédictifs des dépenses. L’entreprise y voit plus clair car tout transite à cet endroit : « petites » et « grandes » dépenses.
Pour que ces solutions soient adoptées par les salariés et qu’ils ne continuent pas à faire des réservations de leur côté, elles doivent être confortables et leur faciliter la vie. Ils doivent être formés à leur utilisation également. Ces solutions se déclinent en application mobile pour s’adapter à la mobilité des salariés.
Quelques exemples
Pour les repas d’affaires des salariés, Business table propose de centraliser les réservations, les commandes et la facturation.
Pour les réservations d’hôtels ou de vols, les salariés peuvent désormais passer par des outils d’auto-réservation en ligne (OBT ou SBT). Amadeus, KDS, Sabre en proposent.
KDS et son outil NEO anticipe les coûts de frais annexes en fonction du déplacement prévu.
L’entreprise peut ensuite comparer les frais engagés par le salarié avec ces prédictions. À travers ces outils, l’entreprise peut proposer aux choix de ses salariés un panel de prestataires qui conviennent à sa politique.
Vers des solutions globales
Ces outils de gestion proposent d’englober toujours plus de services possibles. Par exemple, il existe la solution Concur Travel & Expense et son Expense Pay.
Elle propose de faire des réservations en ligne, de les modifier, de capturer les reçus. Toutes les données sont immédiatement transformées en note de frais. Les délais de remboursement des salariés sont réduits en automatisant les frais de dépenses et de paiements carte. Ils sont informés à chaque étape du processus de remboursement etc.
Toutes ces nouvelles solutions permettent des gains de temps et d’argent pour les entreprises. Elles peuvent grâce à eux reprendre le contrôle sur les frais annexes et se centrer sur leur politique de croissance à l’internationale.
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