¿Cómo gestionar los gastos de sus empleados?

Cuando un empleado viaja por negocios, tiene una serie de gastos extra. He aquí algunas herramientas para gestionarlos.

< Volver al blog Travel Style
Cuando un empleado sale de viaje de negocios, existen gastos evidentes y previsibles para una empresa: el desplazamiento en avión, tren o coche, el alojamiento en un hotel. Pero hay un conjunto de pequeños gastos adicionales que también se generan. Controlarlos permite ahorrar tiempo y dinero.
Por ello, hace ya diez años que se han desarrollado herramientas para las empresas. La tendencia se dirige hacia soluciones globales de gestión de gastos. 

Constate y mida el peso de los gastos adicionales

Estos gastos adicionales pueden ser los costes de almuerzos de negocios, teléfono o taxi, por ejemplo. Según las empresas, estos pueden ser insignificantes o resultar muy costosos. Cada vez son más importantes en la medida en que se internacionalizan las empresas.

La internacionalización de los intercambios

Las PYMEs, al igual que los grandes grupos, se adaptan a la internacionalización de los intercambios. Sus directivos cada vez viajan más para encontrar nuevos clientes y también para fidelizar a los existentes. Esta frecuencia impone a las empresas racionalizar sus costes en la materia. Y todo ello cuando los empleados cada vez tienen que usar más servicios de pago adicional.

La multiplicación de los servicios propuestos a los viajeros de negocios

De hecho, los costes adicionales se han multiplicado en los últimos años. Los empleados utilizan con frecuencia puntos Wifi de pago, por ejemplo. En vuelo, puede que incluso se suscriban a una conexión a Internet de pago, etc.

El coste del tratamiento de los gastos adicionales

Todos estos gastos adicionales no pueden aislarse del resto de la vida económica de una empresa. Cada vez son más numerosos y necesitan, por tanto, un sistema de gestión pertinente y eficaz. Una empresa no puede gestionarlos procesando estos datos en una hoja de Excel como aún muchas lo hacen. Este tipo de gestión hace perder mucho tiempo y dinero a las empresas.

Afortunadamente, se imponen soluciones de gestión de estos gastos. Son fáciles de usar y cada vez están más adaptadas a las PYMEs.

Soluciones para gestionar mejor los gastos adicionales de las empresas

Las herramientas de gestión de gastos profesionales se han multiplicado en los últimos años. Se trata de soluciones informáticas que permiten centralizar todos los gastos realizados por los colaboradores. Algunas proponen incluso herramientas predictivas de gastos. La empresa ve en ellas más claramente todo tránsito en este lugar: «pequeños» y «grandes» gastos.

Para que estas soluciones sean adoptadas por los empleados y no sigan haciendo reservas por su cuenta, deben ser cómodas y facilitarles la vida. Deben tener formación sobre su utilización, igualmente. Estas soluciones se declinan en aplicaciones móviles para adaptarse a la movilidad de los empleados.

Algunos ejemplos

Para las comidas de negocios de los empleados, Business table propone centralizar las reservas, los pedidos y la facturación. Para las reservas de hoteles o vuelos, los empleados pueden incluso realizarlas a través de herramientas de reserva automática en línea (OBT o SBT). Amadeus, KDS, Sabre son algunas propuestas.

KDS y su herramienta NEO anticipa los costes de gastos adicionales en función del desplazamiento previsto. La empresa puede, entonces, comparar los gastos realizados por el empleado con sus predicciones. A través de estas herramientas, la empresa puede proponer a elección de sus empleados un panel de proveedores que sean convenientes para su política.

Hacia soluciones globales

Estas herramientas de gestión proponen englobar cada vez el mayor número de servicios posible. Por ejemplo, existe la solución Concur Travel & Expense y su Expense Pay. Propone realizar reservas en línea y modificarlas, así como capturar los recibos. Todos los datos se transforman de inmediato en una nota de gastos.
Se reducen los plazos de reembolso a los empleados con la automatización de los costes y gastos y con los pagos con tarjeta. Se les informa de cada etapa del proceso de reembolso, etc.

Todas estas nuevas soluciones permiten ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Pueden, gracias a ellas, retomar el control de los gastos adicionales y centrarse en su política de crecimiento internacional.  

Publicado por Julie el 16/10/2017 Copyright : © Istock ©Petar Chernaev

PUEDE QUE ESTO TAMBIÉN LE INTERESE:

Proteger bien a sus empleados

Atentados, epidemias, accidentes: garantice la seguridad de sus empleados en el extranjero.

Wipolo: todo su viaje en el bolsillo

¡Por fin una aplicación que facilita la vida de los más viajeros!

< Volver al blog Travel Style