¿Debe el Travel Manager luchar contra el Open Booking?

Son cada vez más numerosos los que reservan un viaje o servicio fuera de los circuitos habituales de la política de viajes de la empresa. ¿Por qué motivo los viajeros de negocios practican el Open Booking? ¿Cómo deberían reaccionar los Travel Manager ante este auge? 

El Open Booking, que ofrece a los colaboradores la posibilidad de reservar su medio de transporte, su habitación de hotel y el alquiler de un coche fuera de las ofertas pre-negociadas por su empresa con los proveedores, está en auge por varias razones:

- Inicialmente, el crecimiento de la economía colaborativa contribuyó al desarrollo de los canales de reserva y servicio, permitiendo así obtener tarifas u ofertas a veces más ventajosas.

- En segundo lugar, los colaboradores en búsqueda de confort sienten la necesidad de personalizar sus viajes y/o utilizar herramientas más intuitivas que las propuestas por su empresa.

- Por último, algunos colaboradores encuentran el sistema de la empresa incómodo y obsoleto. De hecho, según un estudio realizado por FCM Travel Solutions en junio de 2018, sólo el 9% de los viajeros de negocios utilizan una herramienta de reserva en línea proporcionada por su empresa para la mayoría de sus viajes. Un porcentaje relativamente pequeño que dificulta el control de la política de viajes. Aunque el 59% de los viajeros encuestados disponen de una herramienta de este tipo en su empresa, el 25% cree que el sistema necesita ser mejorado. 

Este fenómeno amenaza, por su amplitud, el modelo económico existente del travel management, que se basa en el intercambio de datos entre compradores y proveedores para obtener tarifas competitivas. Es por ello que el 32% de las empresas han endurecido sus políticas de viajes al ser menos flexibles con respecto a los canales de reserva, según un estudio realizado en 2015 por Acte Global, una asociación internacional de Travel Managers, y American Express Global Business Travel, un editor de soluciones de gestión de viajes de negocios.

Según el estudio "Creating a frictionless travel experience" realizado por Sabre y GBTA en la zona EMEA (Europa, Oriente Medio y África), el 41% de los viajeros ya han reservado un viaje fuera del circuito autorizado para reducir su estrés. Esto concierne más concretamente al 28% de los billetes de avión y al 50% de los hoteles, según otro estudio realizado por GBTA con el apoyo de Concur.

El reto para el Travel Manager es encontrar un punto de equilibrio entre sus intereses y los de los viajeros de negocios, manteniendo el control de su política de viajes. Este es también el propósito de editores como Concur, que desarrolló la aplicación TripLink. Su ventaja es que permite al Travel Manager decidir si aprueba o no la incorporación de un proveedor en su panel, en función de las preferencias del colaborador.
En efecto, no tiene sentido prohibir el Open Booking, ya que lo principal es que los viajes, sea cual sea el modo de reserva elegido, respeten la política de viajes de la empresa y se integren en el sistema, de modo que los viajeros se beneficien de las ofertas negociadas por su empresa, pero también para reforzar el seguimiento de los colaboradores y garantizar su seguridad.

El interés del Travel Manager no es sólo satisfacer o garantizar el confort de sus colaboradores. Tiene un objetivo mucho más ambicioso que el control de datos, alineado con sus objetivos de control de costes: anticiparse a todos los gastos relacionados con la movilidad para poder entender su TCO (Total Cost of Ownership). Este coste global, además de los costes directos, tiene en cuenta todos los costes indirectos, tales como los avances tecnológicos y los recursos humanos movilizados. El TCO es, por lo tanto, una información clave para analizar la rentabilidad de un viaje de negocios.