Geheimen van een manager die voortdurend op zakenreis is

Ik ben verantwoordelijk voor de Internationale Verkoop bij Accor. In die hoedanigheid leid ik verkopers en bedrijfsleiders in Parijs, maar ook in onze 47 verkoopkantoren. Bovendien staat een deel van mijn teams in voor de wereldwijde verkoopprestaties en -cultuur. Ik ben dus veel onderweg. Wat de uitdagingen rond zakenreizen betreft, denk ik dat er vanuit professioneel en management standpunt steeds een risico op vertraging is in een team indien ze wachten tot ik daadwerkelijk aanwezig ben om vooruitgang te boeken. Daarom proberen we zoveel mogelijk communicatiemiddelen zoals Skype, WeChat, Linkedin of andere te gebruiken in plaats van face-to-face. Dit is waar het om gaat, ook vanuit menselijk oogpunt: het is belangrijk om in «reëel» contact te blijven met mijn teams, om ideeën uit te wisselen rond de koffieautomaat. Spijtig genoeg is er niet veel dat dit op afstand kan vervangen. 

We hebben 47 verkoopkantoren, zoals ik al zei, maar ik kan niet zeggen dat ik ze allemaal regelmatig bezoek. Ik reis heel vaak naar de Europese verkoopkantoren. Wat de rest van de wereld betreft, ga ik ook dikwijls naar de Verenigde Staten (4 of 5 maal per jaar) en 2 maal per jaar naar Azië. Afrika of het Midden-Oosten daarentegen bezoek ik niet zo vaak. De contacten verlopen regelmatig via de telefoon. Mijn teams zijn uitermate zelfstandig en hebben geen dagelijkse begeleiding nodig. Uiteraard ben ik er voor hen indien ze vragen en ondersteuning nodig hebben. Ik plan regelmatig telefoongesprekken om de opvolging van de verschillende projecten te bespreken en hen op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van het bedrijf. Ik probeer ook zoveel mogelijk afzonderlijke onderwerpen met mijn teamleden te bespreken. Dit zijn immers bevoorrechte uitwisselingsmomenten.

Naast uiteraard organisatietalent, zou ik zeggen flexibiliteit of de eigenschap om zich snel aan te passen. Om een voorbeeld te geven, reizen van de Verenigde Staten naar Singapore kan behoorlijk «challenging» zijn door de verschillende tijdszones. Culturele verschillen maken ook deel uit van onze identiteit. Daarom is het belangrijk dat we ons voortdurend aanpassen.

Ik heb mezelf enkele basisregels opgelegd waar ik me probeer aan te houden: geen wifi, niet werken. Maar afgezien van dat pas ik volgende vanzelfsprekende principes zoveel mogelijk toe:

• Slapen is belangrijk: een goede nachtrust is essentieel voor mij; 
  
• Mijn biologische klok aanpassen aan de tijdszone waar ik naartoe vlieg vanaf het moment dat ik op het vliegtuig stap en ook van zodra ik aankom om mijn terugreis voor te bereiden; 
  
• Lekker en licht eten; 
  
• Sporten is ideaal, maar ik vind noch de tijd, noch de motivatie om dit te doen.
  

Zakelijk gezien moet u steeds voor ogen houden dat het werk op kantoor tijdens uw afwezigheid verdergaat. Het is belangrijk om tijd vrij te maken, zelfs een uur per dag, om lopende dossiers te behandelen, enkele telefoontjes te plegen … 

Een onderschat aspect van het zakenreizen is de impact op het privéleven. Indien u een gezin hebt, dan moet u dit serieus nemen. Voor ik op reis vertrek of als ik terug ben, breng ik steeds tijd door thuis. Ik probeer zoveel mogelijk reizen tijdens het weekend te vermijden. Ik heb slechts heel weinig tijd voor mezelf waar ik alleen kan zijn. Het enige moment uiteindelijk is wanneer ik op het vliegtuig ben. Dan profiteer ik er dus van om te relaxen, te eten en te pauzeren met een film. Voor anderen zal dit misschien jogging of een ander moment zijn, voor mij is dit tijdens het vliegen. Ik denk dat we allemaal tijd en ruimte nodig hebben om op adem te komen en efficiënt te blijven. 

Ik organiseer mezelf van tevoren. Ik vraag een briefing zodat ik vanaf de avond voor de reis voorbereid ben. De andere prioriteit, daar sta ik op, is rust en in staat zijn om fit te blijven, door op adem te komen, om fris te kunnen denken. Nog een laatste tip: reis zo licht mogelijk en gebruik alles wat uw reis kan vereenvoudigen: getrouwheidsprogamma, fast lane, pass … Indien u toegang hebt, gebruik ze!