KMU: Travel Manager oder TMC? Wie trifft man die richtige Wahl?

Die Digitalisierung hat die Organisation von Geschäftsreisen völlig revolutioniert. Und in kleinen und mittelgroßen Unternehmen schwankt man oft zwischen der Möglichkeit, eine Travel Management Company (TMC) zu nutzen oder jemandem aus dem eigenen Personal damit zu beauftragen, sich um die entsprechenden Aufgaben zu kümmern (z. B. eine(n) der allgemeinen Verwaltung unterstellte(n) Direktionsassistent*in) bzw. einen Großkunden-Reisebetreuer (Unternehmen, die mehr als 3 Millionen Euro für Geschäftsreisen ausgeben). Hier einige Ratschläge, um die geeignetste Wahl zu treffen.

Weil die Buchungsvorgänge komplex und zeitaufwändig waren, wurde in den 1970er Jahren in den großen Unternehmen die Position des Corporate Travel Managers geboren. Dem folgte die Gründung von Reisebüros, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind (Travel Management Companies, TMC). Mit den jetzt vorhandenen digitalen Möglichkeiten lässt sich die Buchung eines Fluges, eines Zugtickets, eines Autos oder eines Hotelzimmers mit wenigen Klicks erledigen. Was die KMU begeistert, die damit preiswertere Lösungen finden können. Laut einer Umfrage, durchgeführt von Egencia, einem Unternehmen, das Lösungen für das Reisemanagement anbietet, war dies 2018 eines der drei Hauptziele von 85% der Travel Manager in KMU. Wir können also mit Recht fragen, ob in kleineren Unternehmen diese Stelle in Zeiten der Digitalisierung nicht im Verschwinden begriffen ist. 

Das hängt von der Art und der Anzahl der Geschäftsreisen und von der Größe des Unternehmens ab. Diese Kriterien beeinflussen die Wahl der erforderlichen Organisation. Im ihrem Whitepaper „Structurer le Travel Management au sein des PME-PMI „ („Das Travel Management innerhalb von KMU strukturieren“) empfiehlt die französische Vereinigung AFTM, Association Française du Travel Management, einen Reisebeauftragten also die Position für einen firmeninternen Travel Manager zu erschaffen, wenn das Geschäftsreise-Budget des Unternehmens 500.000 € übersteigt.

Ein Fachmann, der die Funktion „Reiseorganisation“ innehat, erweist sich schon nach kurzer Zeit als gute Investition, wenn er für Sie Einsparungen bei den Abläufen und beim Einkauf erzielt (indem er z. B. Tarife für Flüge, Hotelzimmer usw. aushandelt). Seine Fähigkeit, sicherheitsbezogene und soziale Risiken vorauszuahnen und im Krisenfall gut zu managen kann ebenfalls Kosten vermeiden die sich daraus ergeben könnten. Solche Risiken sind den Geschäftsführern von kleinen und mittleren Unternehmen nicht immer bekannt. Ausgestattet mit ihrem Wissen über das Unternehmen wird höchstwahrscheinlich der Travel Manager die am besten geeigneten Lösungen finden.  

Travel Management Firmen haben noch immer ihre Berechtigung. Sie haben sich schnell an die Anforderungen der Unternehmen angepasst und entwickeln fortlaufend neue Lösungen und Tools: Betreuung der Reisenden, Schulungen, Hilfe bei Verhandlungen mit Lieferanten, Marktkenntnisse usw. Die KMU erwarten von ihren Reisebüros für Geschäftsreisen detaillierte Aufstellungen, gründliche Analysen der Ausgaben und einen positiven ROI.

Überdies tauchen im Reisesektor, der sich schnell weiterentwickelt, täglich neue Akteure, neue Technologien und neue Regelungen auf. Um effizient zu sein, tut der Travel Manager gut daran, sich auf dem Laufenden zu halten. Hieraus ergibt sich die Wichtigkeit von Schulungen und/oder des Austausches mit Fachleuten aus demselben Sektor. Dies kann über Fachvereinigungen und Veranstaltungen geschehen, die von TMC organisiert werden. 

Unabhängig davon, ob der Aufgabenbereich „Reisemanagent“ innerhalb eines Unternehmens dezentral über ein TMC bearbeitet wird oder zentral über die Teil- oder Vollzeitstelle eines Travel Managers, kann man einen lohnenden ROI erzielen, wenn man sich an Reise-Profis wendet. KMU werden generell ein Interesse daran haben, ihre Bedürfnisse zu bewerten, denn es gibt auch zahlreiche preiswerte Lösungen, welche ihnen von Tourismus-Profis zur effizienten und einfachen Organisation ihrer Geschäftsreisen zur Verfügung gestellt werden, wie z. B. das Angebot Accor Business Offer. Ein individueller Vertrag mit ausgehandelten Preisen ermöglicht Ihnen den Zugang zu einem breiten Angebot an Hotels. Das internationale Angebot reicht unter anderem von der Marke Fairmont über MGallery by Sofitel, Pullman oder Swissôtel bis zu Ibis Style.