Microimprese o piccole e medie imprese: Travel manager o TMC, come scegliere?

All’interno delle piccole strutture, qual è la soluzione più adatta, economica e redditizia per gestire le trasferte professionali?

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Testo breve: la digitalizzazione ha rivoluzionato completamente la gestione dei viaggi d’affari. E all’interno delle piccole e medie aziende, si esita spesso se ricorrere a una Travel Management Company (TMC) o ai servizi di una persona interna dedicata a questa funzione (assistente di direzione che fa capo ai servizi generali, ad esempio) o addirittura a un responsabile dei viaggi per i key account (aziende che consumano più di 3 milioni di euro in trasferte). Ritrovate i nostri consigli per fare la scelta migliore… 

Dal momento che le procedure di prenotazione sono complesse e dispendiose in termini di tempo, all’interno delle grandi aziende degli anni 1970 è nata la funzione di Corporate Travel Manager. Ne è derivata così la creazione delle agenzie di viaggi d’affari (TMC). Ma con le soluzioni digitali, la prenotazione di un aereo, di un biglietto per il treno, di un veicolo o di una camera d’albergo avviene ormai in pochi clic. Ne saranno soddisfatte le piccole e medie azienda, che potranno ritrovarvi delle soluzioni più economiche.
Secondo un’indagine realizzata da Egencia, fonitore di soluzioni di gestione di viaggio, era uno degli obiettivi principali per il 2018 per l’85 % dei travel manager di piccole e medie imprese. Abbiamo quindi il diritto di chiederci se, nell’era della digitalizzazione, il mestiere non stia scomparendo nelle piccole strutture?   

Quale organizzazione scegliere?

Ciò dipende dalla natura delle trasferte della società, dal numero di viaggi, dalle dimensioni dell’azienda. Questi criteri influenzeranno le scelte di organizzazione da applicare. Nel libro bianco «Strutturare il Travel Management all’interno delle piccole e medie aziende e industrie», l’AFTM, Associazione francese del Travel Management, raccomanda la creazione di una postazione di responsabile viaggi se il budget viaggio dell’azienda è superiore a 500.000 €.

Un professionista che assicura questa funzione «viaggi» si rivela essere un buon investimento a breve termine se vi consente di fare delle economie sugli acquisti (negoziando le tariffe dei voli, degli alberghi, ecc.) e sui procedimenti. La sua capacità ad anticipare e a gestire i rischi sociali e di sicurezza – di cui i dirigenti delle piccole e medie aziende e industrie e delle aziende di dimensioni intermedie non sono sempre a conoscenza – possono anche evitare delle spese. Grazie alla sua conoscenza dell’azienda, sarà maggiormente in grado di fornire le risposte più pertinenti.  

Dei professionisti del viaggio sempre attenti

Le TMC non sono da meno. Si sono rapidamente adattate alle esigenze delle aziende sviluppando continuamente delle soluzioni e degli strumenti: rapporti personalizzati, controllo dei viaggiatori, formazioni, aiuto nelle trattative con i fornitori, conoscenza del mercato, ecc. Le piccole e medie aziende si aspettano ormai dalle loro agenzie viaggi d’affari dei rapporti dettagliati, delle analisi approfondite delle spese e un rendimento positivo sul capitale investito.
Inoltre, nel settore dei viaggi, che evolve rapidamente, emergono ogni giorno nuovi attori e nuove tecnologie e regole. Per essere efficace, il travel manager deve restare informato. Da qui l’importanza delle formazioni e/o degli scambi con colleghi tramite le associazioni professionali e gli eventi organizzati dalle TMC…  

Un travel management personalizzato

Indipendentemente dal fatto che sia decentralizzata tramite una TMC o centralizzata su una postazione di Travel Manager a tempo completo o part time, la funzione viaggi all’interno di un’azienda può generare un reddito interessante sul capitale investito facendo appello a degli esperti dei viaggi. Sarà nell’interesse delle aziende molto piccole, piccole e medie valutare i loro bisogni, poiché esistono anche numerose soluzioni economiche messe a loro disposizione dai professionisti del turismo per organizzare in modo efficace e semplice le loro trasferte professionali, quali l’Accor Business Offer. Un contratto personalizzato a delle tariffe negoziate offre l’accesso a una vasta gamma di alberghi che coprono tutte le gamme da Fairmont a Ibis Style, passando da MGallery by Sofitel, Pullman o Swissôtel fra i vari stabilimenti internazionali. 

Pubblicato da Thi bao per 03/04/2019 Crediti fotografici: © shironoso

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