TPE-PME : Travel manager ou TMC, comment choisir ?

La digitalisation a totalement révolutionné la gestion du voyage d’affaires. Et au sein des petites et moyennes entreprises, le cœur balance souvent entre le recours à une Travel Management Company (TMC) ou aux services d’une personne en interne dédiée à cette fonction (assistant(e) de direction rattaché(e) aux services généraux, par exemple) voire d’un responsable de voyage pour les grands comptes (entreprises consommant plus de 3 millions d’euros en déplacements). Retrouvez nos conseils pour faire le meilleur choix… 

Parce que les procédures de réservation étaient complexes et chronophages, la fonction de Corporate Travel Manager a vu le jour au sein des grandes entreprises dans les années 1970. Ainsi a suivi la création des agences de voyages d’affaires (TMC). Mais avec les solutions digitales, la réservation d’un vol, d’un billet de train, d’une voiture ou d’une chambre d’hôtel se fait désormais en quelques clics. De quoi ravir les PME qui pourront y trouver des solutions plus économiques.

Selon une enquête réalisée par Egencia, fournisseur de solutions de gestion de voyage, c’était l’un des trois principaux objectifs pour 2018 auprès de 85 % des travel managers de PME. Nous sommes alors en droit de nous demander si, à l’heure de la digitalisation le métier n’est pas en voie de disparition dans les petites structures ?  

Cela dépend de la nature des déplacements de la société, du nombre de voyages, de la taille de l’entreprise. Ces critères influenceront les choix de l’organisation à mettre en œuvre. Dans le livre blanc « Structurer le Travel Management au sein des PME-PMI », l’AFTM, Association Française du Travel Management, recommande la création d’un poste de responsables de voyage si le budget voyage de l’entreprise est supérieur à 500 K€.

Un professionnel qui assure cette fonction « voyages » s’avère être un bon investissement à court terme s’il vous fait faire des économies sur les achats (en négociant les tarifs des vols, hôtels, etc.) et sur les processus. Sa capacité à anticiper et à gérer les risques sécuritaires et sociaux – dont les dirigeants des PME-PMI et entreprises de taille intermédiaire (ETI) n’ont pas toujours connaissance – peut également éviter des frais. Grâce à sa connaissance de l’entreprise, il sera le plus à même d’apporter les réponses les plus pertinentes.  

Les TMC ne sont pas en reste. Elles se sont vite adaptées aux exigences des entreprises en développant continuellement des solutions et outils : rapports personnalisés, suivi des voyageurs, formations, aide aux négociations avec les fournisseurs, connaissance du marché, etc. Les PME attendent désormais de leurs agences de voyages d’affaires des rapports détaillés, des analyses de dépenses approfondies et un retour sur investissement positif.

En outre, de nouveaux acteurs et de nouvelles technologies et règles émergent chaque jour dans le secteur du voyage qui évolue rapidement. Pour être efficace, le travel manager a tout intérêt à rester informé. D’où l’importance des formations et/ou des échanges avec des pairs via les associations professionnelles et les événements organisés par les TMC…  

Qu’elle soit décentralisée via une TMC ou centralisée sur un poste de Travel Manager à temps complet ou partiel, la fonction voyage au sein d’une entreprise peut générer un ROI intéressant en faisant appel à des experts du voyage. Les TPE-PME auront globalement tout intérêt à évaluer leurs besoins car il existe également de nombreuses solutions économiques mises à leur disposition par les professionnels du tourisme pour organiser efficacement et simplement leurs déplacements professionnels telles que l’Accor Business Offer. Un contrat personnalisé à des tarifs négociés vous donne accès à un large éventail d’hôtels couvrant toutes les gammes de Fairmont à Ibis Style en passant par MGallery by Sofitel, Pullman ou Swissôtel entre autres établissements internationaux.