Come ottimizzare i viaggi d’affari in una micro, piccola o media impresa?

Le piccole e le medie imprese, più piccole e meno “equipaggiate” dei grandi gruppi, devono tuttavia far fronte alle stesse problematiche: hanno bisogno di spostarsi per sviluppare e concludere dei contratti. Quali soluzioni di gestione hanno implementato? Ve lo spieghiamo. 

Non sono solo le società dell’FTSE MIB che partono in viaggio d’affari! Secondo l’ultimo barometro Amex GBT sulle tendenze del travel business in Europa, sono anzi le piccole e medie imprese che trainano il mercato al rialzo (+ 5 % nel 2017). È il segnale che, per gareggiare con i grandi, bisogna spesso percorrere le strade e frequentare le stazioni e gli aeroporti, e che le microimprese e le PMI non esitano assolutamente a muoversi. Ma chi dice trasferte professionali, dice anche budget di viaggio da sbloccare. Detto ciò, i mezzi umani e finanziari delle microimprese e delle PMI sono limitati e le strutture che dispongono d’un servizio dedicato al viaggio d’affari sono rare. Infatti sono i rappresentanti delle imprese che spesso si organizzano le proprie trasferte professionali. 

Approfittando di abbonamenti
È il primo riflesso da adottare in caso di trasferte frequenti. Scegliendo delle soluzioni di abbonamenti professionali come la tessera Business Plus di Accor, Biz Travel di Air France-KLM, Thalys Corporate Fares di Thalys (in Francia, Belgio, Paesi Bassi e Germania) oppure di Europcar, che ha un partenariato con Accor, si ha la sicurezza di beneficiare di vantaggi e tariffe preferenziali.

Anticipando le trasferte
Pur essendo impossibile registrare tutti gli appuntamenti in anticipo, è tuttavia concepibile pianificare con un anticipo da 1 a 3 mesi gli eventi come i saloni professionali e le conferenze al fine di reperire le tariffe migliori, prima che la richiesta sia troppo forte.

Preferendo le soluzioni low-cost
Le soluzioni collaborative o low cost emergono ogni anno (voli low cost, NCC, siti di car-sharing…), e in confronto alle offerte classiche sono spesso interessanti. In un’ottica di risparmio, le microimprese e le PMI sono spesso state le prime a testare queste soluzioni innovative.   

Fare appello all’ingegno dando un’occhiata all’offerta alberghiera ad una decina di chilometri dal luogo dove si terrà l’evento, cambiando computer per le proprie ricerche e quindi IP, per evitare gli aumenti di prezzo, oppure caricando le applicazioni con le offerte dell’ultimo minuto.

Molto spesso, in queste piccole strutture è il viaggiatore stesso che deve anticipare le spese di viaggio, e questo può essere un deterrente. Infatti, a viaggio terminato, l’elaborazione delle spese sostenute è spesso una tappa che richiede tempo, sia per i dirigenti, sia per il viaggiatore, e i rimborsi non sono sempre immediati. Le soluzioni centralizzate oggi consentono di semplificare queste procedure, come AirPlus. Questi servizi consentono di gestire un budget di viaggio, ma anche di prenotare, pagare ed editare le note di spesa grazie ad un unico strumento, con una Lodge Card. Una scelta che garantisce serenità ad ogni tappa del viaggio.

Se c’è un compito che scoraggia le strutture di piccole dimensioni nell’organizzazione delle trasferte professionali è proprio la gestione delle note spesa, il recupero dell’IVA... Molte PMI non hanno gli strumenti e il tempo necessario. C’è chi ha quindi fatto un passo verso le piattaforme dedicate alla gestione delle spese professionali, come Jenji, Ticket Travel Pro o Expensya. Anche in questo caso, l’obiettivo del risparmio spinge le microimprese e le PMI ad essere maggiormente inclini a testare delle soluzioni e ad essere spesso all’avanguardia.