¿Cómo optimizar los viajes de negocios en una Microempresa / PYME?

Más pequeñas y menos "equipadas" que los grandes grupos, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan, sin embargo, a los mismos problemas: necesitan desplazarse para desarrollarse y cerrar contratos. ¿Qué soluciones de gestión han desarrollado? Vamos a analizarlo.

¡No sólo el CAC 40 viaja por negocios! Según el último barómetro Amex GBT sobre las tendencias en viajes de negocios son precisamente las pequeñas y medianas empresas las que están impulsando el mercado (+ 5 % en 2017). Una buena muestra de que para jugar en el patio de los mayores es necesario a menudo recorrer carreteras, estaciones y aeropuertos, y que las Microempresas y PYMES no son nada caseras. Pero quien dice viajes de negocios, también dice presupuesto para los mismos. Sin embargo, los recursos humanos y financieros de las Microempresas y PYMES son limitados, y raras son las que disponen de un servicio dedicado a los viajes de negocios. Los representantes de empresas organizan a menudo sus propias salidas profesionales.

Aprovechando las suscripciones
Es incluso el primer reflejo que se debe adoptar si los viajes son frecuentes. Al optar por las soluciones de suscripción "profesionales": tarjeta Business Plus en Accor, BizTravel en Air France-KLM, Thalys Corporate Fares en Thalys (en Francia, Bélgica, Países Bajos y Alemania) o Europcar en colaboración con Accor, puede estar seguro de que se beneficiará de ventajas y tarifas preferentes.

Anticipando los viajes
Si bien es cierto que es imposible programar todas las citas por adelantado, si es posible planificar con 1 a 3 meses de antelación los desplazamientos ineludibles como las ferias profesionales y las conferencias, para encontrar las mejores tarifas, antes de que la demanda sea demasiado alta.

Optando por soluciones low-cost
Cada año aparecen soluciones colaborativas o low-cost (vuelos low-cost, VTC, coches compartidos,…), que, en comparación con las ofertas clásicas, son a menudo interesantes. Debido a sus limitaciones económicas, las Microempresas y PYMES son usualmente las primeras en probar estas soluciones innovadoras.

Sea ingenioso buscando ofertas hoteleras a unos 10 kilómetros a la redonda del lugar de un evento, o cambiando de ordenador para las búsquedas, y por lo tanto de IP para evitar la subida de precios, o también descargando aplicaciones de ofertas de última hora.

Muy a menudo, en estas pequeñas empresas, el propio viajero debe adelantar sus gastos de viaje, lo cual puede ser una dificultad. De hecho, una vez finalizado el viaje, la tramitación de los gastos realizados es a menudo una fase que requiere mucho tiempo, tanto para los directivos como para el viajero, y el reembolso no suele ser inmediato. Las soluciones centralizadas permiten actualmente simplificar este proceso, como AirPlus. Estos servicios permiten gestionar un presupuesto de viajes, pero también reservar, pagar y editar las notas de gastos gracias a una misma herramienta, y con ayuda de una tarjeta logueada. Una opción que garantiza una gran serenidad en cada etapa del viaje. 

Si hay un ámbito que también resulta desalentador para las pequeñas empresas en la organización de viajes de negocios es la gestión de las notas de gastos, la recuperación del IVA, el control de gastos... Muchas PYMES carecen de herramientas y de tiempo. Así pues, muchas han acudido a plataformas especializadas en la gestión de gastos profesionales, como Jenji, Ticket Travel Pro o Expensya. También en este caso, por razones económicas, las PYMES y las Microempresas son más susceptibles de probar nuevas soluciones vanguardistas.