Comment gérer ses déplacements quand on est une TPE/PME ?

Plus petites et moins « équipées » que les grands groupes, les petites et moyennes entreprises font pourtant face aux mêmes problématiques : elles ont besoin de se déplacer pour se développer et conclure des marchés. Quelles sont les solutions de gestion qu’elles ont mis en place ? Décryptage. 

Il n'y a pas que le CAC 40 qui part en voyage d'affaires ! Selon le dernier baromètre Amex GBT sur les tendances du travel business en Europe, ce sont même les petites et moyennes entreprises qui tirent le marché à la hausse (+ 5 % en 2017). Signe que pour entrer dans la cour des grands, il faut bien souvent arpenter les routes, les gares et les aéroports, et que les TPE/PME ne sont nullement casanières. Mais qui dit déplacements professionnels, dit aussi budget voyages à dégager. Or, les moyens humains et financiers des TPE/PME sont limités, et rares sont les structures qui disposent d’un service consacré au voyage d’affaires. Les représentants des entreprises organisent souvent eux-mêmes leurs tournées professionnelles. 

En profitant d’abonnements
C’est même le premier réflexe à adopter si les déplacements sont fréquents. En optant pour les solutions d’abonnements “pros” : carte Business Plus chez Accor, BizTravel chez Air France-KLM, Thalys Corporate Fares chez Thalys (en France, Belgique, Pays-Bas et Allemagne) ou encore chez Europcar qui possède un partenariat avec Accor, vous êtes sûrs de bénéficier d’avantages et de tarifs préférentiels.

En anticipant les déplacements
S’il est certes impossible d’inscrire tous ses rendez-vous en avance, il est cependant envisageable de planifier 1 à 3 mois à l'avance les incontournables tels que salons professionnels, et conférences, pour trouver les meilleurs tarifs, avant que la demande ne soit trop forte.

En privilégiant les solutions low-cost
Des solutions collaboratives ou low cost émergent chaque année (vol low cost, vtc, sites de covoiturage,…), en comparaison des offres classiques, elles sont souvent intéressantes. Dans un souci d'économie, les TPE et PME ont souvent été les premières à tester ces solutions innovantes. 

Jouer sur l’ingéniosité en regardant l’offre hôtelière à une dizaine de kilomètres autour du lieu d'un événement, en changeant d’ordinateur pour ses recherches et donc d'IP pour éviter les hausses de prix, ou encore en téléchargeant des applications d'offres de dernières minutes.

Bien souvent dans ces petites structures, le voyageur doit lui-même avancer ses frais de voyage, ce qui peut s’avérer être une contrainte. En effet, une fois le voyage terminé, le traitement des dépenses réalisées est souvent une étape chronophage, aussi bien pour les managers que pour le voyageur, et les remboursements par toujours immédiats. Des solutions centralisées permettent aujourd’hui de simplifier ces processus, comme Accor Business Solution ou AirPlus. Ces services permettent de gérer un budget voyage, mais aussi de réserver, payer et éditer les notes de frais grâce à un même outil, et à l'aide d'une carte logée. Un choix qui garantit une sérénité d’esprit à chaque étape du voyage.

S'il est un domaine qui peut aussi rebuter les structures de petites tailles dans l'organisation des déplacements professionnels, c'est bien la gestion des notes de frais, la récupération de la TVA, le contrôle des dépenses... Beaucoup de PME manquent d’outils, et de temps. Certaines ont donc fait un pas vers des plateformes dédiées à la gestion de frais professionnels à l’image de Jenji, Ticket Travel Pro ou Expensya. Là encore, par souci d'économie les PME et TPE sont plus à même de tester des solutions et sont souvent avant-gardistes.