Wie kann der Travel Manager gegen das „Open Booking“ Phänomen kämpfen?

Immer mehr Menschen buchen ihre Geschäftsreisen oder Serviceleistungen außerhalb der vorgegebenen Reiserichtlinien des Unternehmens. Warum verwenden Geschäftsreisende das Open Booking? Wie müssen Travel Manager auf diesen Trend reagieren?

Open Booking gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit anderswo ihr Transportmittel und ihr Hotelzimmer zu buchen oder ein Auto zu mieten als die vorab ausgehandelten Angebote zu beanspruchen, die ihr Unternehmen mit Dienstleistern vereinbart hat. Mehrere Gründe geben dem Open Booking Rückenwind:

- Der Aufstieg der Sharing Economy hat zunächst zur Entwicklung von neuen Reservierungs- und Servicekanälen beigetragen, so dass sogar häufig günstigere Tarife oder Angebote erzielt werden konnten.

- Zweitens verspüren Mitarbeiter, die nach Komfort streben, das Bedürfnis, ihre Reise individuell zu gestalten und/oder intuitivere Tools zu verwenden als diejenigen, die das Unternehmen anbietet.

- Schließlich bewerten bestimmte Mitarbeiter die von ihrem Unternehmen bereitgestellten Systeme als umständlich und überholt. Laut einer Studie, die FCM Travel Solutions im Juni 2018 durchgeführt hat, verwenden nur 9% der Geschäftsreisenden in den meisten Fällen das Online-Buchungstool, das ihnen von ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Ein relativ geringer Prozentsatz, der es schwieriger macht, die Geschäftsreisepolitik im Unternehmen zu beherrschen. Obwohl 59% der befragten Reisenden angaben, dass Ihr Unternehmens ihnen solch ein Tool zur Verfügung stellt, meinen 25%, dass das System verbessert werden muss.  

Durch seine Reichweite bedroht dieses Phänomen das bestehende Wirtschaftsmodell des Travel Managements, das auf dem Austausch von Daten zwischen Käufer und Lieferant basiert, damit wettbewerbsfähige Preise erzielt werden können. Laut einer Studie, die 2015 von Acte Global, einer internationalen Vereinigung von Travel Managern, und von American Express Global Business Travel, einem Anbieter von Managementlösungen für Geschäftsreisen, durchgeführt wurde, haben 32% der Unternehmen ihre Geschäftsreisepolitik verschärft und sind weniger flexibel, was die Buchungswege betrifft.

Laut der Studie „Creating a frictionless travel experience“, von Sabre und GBTA in der EMEA Region (Europe, Middle East and Africa) durchgeführt haben bereits 41% der Reisenden, um ihren Stress zu verringern, eine Reise außerhalb der Reiserichtlinien gebucht. Genauer gesagt betrifft dies – nach einer anderen Studie, die GBTA mit Unterstützung von Concur durchgeführt hat - 28% der Flugtickets und 50% der Hotels.

Die Herausforderung für den Travel Manager ist es, das Gleichgewicht zwischen seinen Interessen und denen des Geschäftsreisenden zu finden und dabei seine Geschäftsreisepolitik bzw. die Einhaltung der Reiserichtlinien unter Kontrolle zu behalten. Dies ist auch das, was andere Anbieter anstreben, wie beispielsweise Concur mit der TripLink-Anwendung. Ihr Trumpf: Sie lässt den Travel Manager entscheiden, ob er das Hinzufügen eines Dienstleisters, je nach Wahl durch den Mitarbeiter, in seinem Panel zulässt oder nicht.

Es bringt nichts, das Open Booking zu verbieten; am wichtigsten ist, dass die Reisen – unabhängig von der gewählten Buchungsart – der Geschäftsreisepolitik des Unternehmens entsprechen und in das System integriert sind, damit die Reisenden von den Angeboten profitieren, die ihr Unternehmen ausgehandelt hat, aber auch, um die Mitarbeiter zu betreuen und für ihre Sicherheit zu sorgen.

Ziel des Travel Managers ist es nicht nur, für die Zufriedenheit oder den Komfort der Mitarbeiter zu sorgen. Er hat ein Ziel, das noch ehrgeiziger ist als die Beherrschung der Daten; es geht damit einher, die Kosten im Griff zu haben: alle Kosten für die Mobilität vorherzusehen, um die Gesamtbetriebskosten (oder TCO, Total Cost of Ownership) einschätzen zu können. Diese Gesamtkosten berücksichtigen, zusätzlich zu den direkten Kosten, alle indirekten Kosten, wie z. B. technologische Entwicklungen und eingesetztes Personal. Die Gesamtbetriebskosten sind also ein Schlüsselwert für die Analyse der Wirtschaftlichkeit einer Geschäftsreise.