Hoe kunnen micro-ondernemingen en KMO’s hun zakenreizen optimaliseren?

Kleine en middelgrote ondernemingen die kleiner en minder « uitgerust » zijn dan grote groepen kampen echter met dezelfde problemen: ze moeten zich verplaatsen om zich te ontwikkelen en contracten te sluiten. Welke beheersoplossingen hebben ze ontwikkeld? Laten we dit op een rijtje zetten.

Niet alleen beursgenoteerde bedrijven gaan op zakenreis! Volgens de laatste Amex GBT-barometer inzake zakenreis tendensen in Europa zijn het zelfs de kleine en middelgrote ondernemingen die de markt hebben doen stijgen (+ 5% in 2017). Weet echter dat om op hoger niveau mee te spelen, men vaak door straten en langs stations en luchthavens moet, en dat micro-ondernemingen en KMO’s helemaal geen thuisblijvers zijn. Wie echter professionele verplaatsingen zegt, zegt ook vrij te maken reisbudget. Maar de menselijke en financiële middelen van micro-ondernemingen en KMO’s zijn beperkt en bedrijfsstructuren die over een zakenreisdienst beschikken zijn zeldzaam. De vertegenwoordigers van deze bedrijven organiseren vaak zelf hun professionele verplaatsingen. 

Door gebruik te maken van abonnementen
Dit is zelfs de eerste reactie als verplaatsingen frequent zijn. Door te kiezen voor « professionele » abonnementsoplossingen zoals de Business Plus kaart bij Accor, BizTravel bij Air France-KLM, Thalys Corporate Fares bij Thalys (in Frankrijk, België, Nederland en Duitsland) of zelfs Europcar die een samenwerkingsverband met Accor bezit, bent u zeker dat u van voordelen en voorkeurstarieven geniet.

Door verplaatsingen te anticiperen
Ook al is het vast en zeker onmogelijk om alle afspraken op voorhand te noteren, toch is het haalbaar om niet te missen professionele beurzen en conferenties 1 tot 3 maand op voorhand in te plannen om zo de beste tarieven te vinden voor de vraag te groot wordt.

Door goedkope oplossingen de voorkeur te geven
Op samenwerking gebaseerde of « low-cost » oplossingen duiken elk jaar opnieuw op (low-cost vluchten, voertuigen met chauffeur, carpooling sites…) en vergeleken met klassieke aanbiedingen zijn ze vaak interessant. Om kostenbesparend te werken zijn micro-ondernemingen en KMO’s vaak de eerste om deze vernieuwende oplossingen te testen. 

Wees vindingrijk door hotelaanbiedingen op een tiental kilometer rond de locatie van een event te bekijken, door van computer te wisselen bij opzoekingen en dus van IP om prijsverhogingen te vermijden, of zelfs door apps van last-minute aanbiedingen te downloaden.

Vaak moeten reizigers in deze kleine bedrijfsstructuren zelf hun reisonkosten voorschieten, wat nogal belemmerend kan werken. Na de zakenreis is kostenafhandeling vaak een tijdrovend activiteit zowel voor managers als reizigers en de terugbetalingen gebeuren niet altijd onmiddellijk. Gecentraliseerde oplossingen, zoals AirPlus, laten tegenwoordig toe om deze procedures te vereenvoudigen. Dankzij deze dienst is het mogelijk om een reisbudget te beheren, maar ook om te reserveren, te betalen en onkostennota’s te bewerken dankzij eenzelfde tool en met behulp van een AirPlus bedrijfsrekening. Een keus die zorgt voor de nodige gemoedsrust tijdens elke stap van de reis.

Als er een gebied is dat ook de bedrijfsstructuren van kleine bedrijven kan afschrikken bij het organiseren van professionele verplaatsingen, dan is dit wel het onkostenbeheer, de terugvordering van BTW, de uitgavencontrole … Veel KMO’s beschikken niet over de nodige tools en tijd. Sommige van deze bedrijven hebben dus de stap naar platformen gezet die toegespitst zijn op het beheren van professionele onkosten zoals Jenji, Ticket Travel Pro of Expensya. Om kostenbesparend te werken zijn micro-ondernemingen en KMO’s daarom op dit gebied beter in staat om oplossingen uit te proberen en zijn ze vaak vooruitstrevend.