Zakenreis naar Tokio

Tokio is een van de modernste steden ter wereld en de inwoners zijn echte wereld burgers.
Maar zaken doen gaat hier volgens bepaalde principes die u absoluut moet respecteren. Alle stappen van uw onderhandelingen moeten voldoen aan etiquetteregels die generaties teruggaan. 

Het is raadzaam om bij een bespreking de volgende adviezen in acht te nemen.

Zorg dat u op tijd bent 

In Japan is punctualiteit een absolute vereiste. Houd rekening met het risico dat u onderweg naar de vergaderlocatie tijd verliest.
Taxichauffeurs spreken in het algemeen geen Engels. Vraag aan het hotel personeel de locatie op te schrijven of neem een plattegrond mee waarop u de locatie kunt aanwijzen. De metro is makkelijk in gebruik en is dan ook een goede oplossing.
Behalve punctualiteit is ook nauwkeurigheid uiterst belangrijk.

Het belang van visitekaartjes 
Zorg voor goede visitekaartjes (meishi) en ga er zorgvuldig mee om. Bij de eerste afspraak met uw Japanse partners kunt u niet zonder een visitekaartje.
Deze moet in het Engels en het Japans zijn. Geef uw kaartje met de Japanse kant omhoog en neem het kaartje van uw zakenpartner met beide handen aan. Bestudeer de inhoud aandachtig en leg het kaartje voor u op tafel. Steek het kaartje vooral niet achteloos in uw zak.

Het cadeauritueel 
Bij de eerste bespreking moet u een cadeautje aanbieden uit naam van uw bedrijf. Dit kan een heel klein presentje zijn.
De verpakking is belangrijker dan de inhoud. Open het niet ter plaatse, tenzij u daarom wordt gevraagd. Vermijd bepaalde bloemen (camelia, lotus, lelie, plant in een pot) en setjes van 4, die de dood symboliseren.

U bent goed voorbereid en u bent op tijd. Voor het vervolg moet u op de hoogte zijn van enkele andere culturele eigenaardigheden.

Die Gruppe zählt!
Het belang van de groep Uw Japanse gesprekspartners identificeren zich met hun bedrijf. Ze stellen zich voor met de naam ervan. Daarom raken ze in verlegenheid van persoonlijke complimenten. Voor elke beslissing wordt volgens een strakke hiërarchie binnen de groep overlegd.
Daardoor verlopen beslissingsprocessen vaak traag. Trouwens, tijdens de eerste besprekingen wordt helemaal niet onderhandeld, deze zijn alleen bedoeld om elkaar te leren kennen. 

Het belang van stilte 
Besef dat u in een wereld komt waar nederigheid, respect en geduld vooropstaan. Alleen dan kunnen uw onderhandelingen succes opleveren. Uw presentaties moeten zacht en soepel verlopen.
Hecht veel belang aan momenten van stilte.
Deze geven ruimte voor reflectie en beheersing van emoties. Wanneer er problemen zijn, helpen ze de harmonie te bewaren. U hoeft stiltes beslist niet op te vullen. 

De eerste professionele contacten met Japanners kunnen zeer kil overkomen. Daarom mag u de tweede ronde van de besprekingen, buiten het kantoor, absoluut niet missen.
Deze tweede ronde is veel minder formeel en bevorderlijk voor het succes van de onderhandelingen.

Het belang van sociale activiteiten 

Het is een eer als uw gesprekspartners u na een zakelijke bespreking uitnodigen met hen mee te gaan. Meestal worden dergelijke avonden doorgebracht in een uitgaanscentrum, een karaokebar of een club met gastvrouwen (tenzij u een vrouw bent).
Tijdens deze momenten van ontspanning komt het werkelijke karakter van uw gesprekspartners naar boven. 

Langdurige relaties 
Japanners gaan graag langdurige zakelijke relaties aan. Ze willen weten of u gaat voor duurzame samenwerking. Laat in alle stappen van de onderhandeling, ook na de formele besprekingen, zien dat u integer en betrouwbaar bent.

Ook in Tokio, de plek in Japan waar de beslissingen worden genomen, ontkomt men niet aan de talrijke vastgelegde etiquetteregels. Als u deze regels beheerst, voorkomt u dat u uw zakelijke gesprekspartners beledigt of choqueert.
Om in Tokio met succes te onderhandelen, mag u niets aan het toeval overlaten.