Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Dienstreisen von der Steuer absetzen

< Zurück zum Travel Style Blog
Schickt man seine Mitarbeiter auf Dienstreisen, kommen auf den Arbeitgeber einige Kosten zu. Mittlerweile gibt es zwar einige Tools für ein unkompliziertes Spesenmanagement auf dem Markt, jedoch sollte man sich im Voraus in jedem Fall mit dem Thema Steuern befassen. Steuerregelungen assoziiert man für gewöhnlich mit negativen Eindrücken, denn sie verursachen häufig Abgaben, die den Gewinn schmälern. Doch es gibt auch Bestimmungen, die vorteilhaft für Ihr Unternehmen sind. Hierzu zählt beispielsweise die Kilometerpauschale für geschäftliche Reisen.

Was und wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen?

Die Ausgangssituation: Ein Kunde bittet darum, dass ein Mitarbeiter Ihrer Firma zu einer Vor-Ort-Besprechung anreist. Sie bereiten daraufhin diese Geschäftsreise für Ihren Angestellten vor (beispielsweise mithilfe des Door-to-Door-Konzepts). Im Zuge Ihrer Planung kommen Sie zu dem Ergebnis, dass die An- & Rückreise mit dem Auto die beste Option darstellt. Sie sprechen mit Ihrem Mitarbeiter darüber und dieser bietet an, den privaten PKW für die Dienstreise zu nutzen.

Was Sie nun wissen müssen: Grundsätzlich wird die Kilometerpauschale für Dienstreisen im österreichischen und deutschen Steuerrecht gleichbehandelt, lediglich bei der Höhe der Pauschale gibt es Unterschiede. Legen Mitarbeiter eine Strecke im Rahmen eines Dienstauftrags mit einem Privatfahrzeug zurück, werden die entsprechenden Kosten im Normalfall vom Arbeitgeber übernommen. Privatfahrzeug heißt in diesem Fall, dass der Wagen des Arbeitnehmers für weniger als 50% der gefahrenen Kilometer für dienstliche Zwecke genutzt wird. Sie als Arbeitgeber können die Fahrtkosten Ihrer Mitarbeiter wiederum als Betriebskosten steuerlich absetzen, da es sich um eine Minderung des steuerlichen Gewinns handelt. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihrem Angestellten die ihm entstandenen realen Kosten erstatten können. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: die standardisierte Kilometerpauschale (= Kilometergeld für Dienstreisen) und die Berechnung der tatsächlichen Kosten.

Tatsächliche Fahrtkosten für Dienstreisen

Zu den tatsächlichen Kosten gehören beispielsweise
  • Benzinkosten
  • Versicherungen
  • Abschreibungen
  • Steuern
  • Reparaturen
Bei dieser Methode ermittelt der Arbeitnehmer die Gesamtkosten seines Fahrzeugs und kann anhand dieser den Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung oder eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen. Diese Kilometerpauschale ergibt sich aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres. Bei dieser Methode ist zu beachten, dass alle Kosten nachgewiesen werden müssen. Da die Berechnung von individuellen Sätzen, die Dokumentation der Fahrten und die Ablage & Einordnung sämtlicher Belege aber sehr aufwendig sind, ist die Standard-Kilometerpauschale zur Berechnung von Kilometergeld für Dienstreisen wesentlich beliebter.  

Kilometerpauschale

Bei der Kilometerpauschale, die auf Dienstreisen angerechnet werden kann, wird der Betriebsausgabenabzug ermittelt, indem ein pauschaler Kilometersatz auf jeden gefahrenen Kilometer mit dem PKW angesetzt wird. Dieser beträgt in Deutschland 0,30€, in Österreich sogar 0,42€. Für andere motorbetriebene Fahrzeuge werden nach deutschem Recht pauschal 0,20 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt, in Österreich 0,24€. Alle Kilometersätze sind von der jeweiligen Regierung vorgegeben. Im Netz gibt es viele Reisekostenrechner, mit denen Sie Ihre Gesamtkosten und Einzelposten bequem und schnell berechnen können.  

Welche Methode ist besser?

Beide Methoden eignen sich zur Bemessung der Fahrtkosten von Dienstreisen. Die Kilometerpauschale hat den enormen Vorteil, dass dem Finanzamt keine einzelnen Kosten nachgewiesen werden müssen. Im Gegensatz zur Berechnung der tatsächlichen Kosten, müssen also weder akribisch Belege gesammelt, noch detaillierte Fahrtenbücher über private & geschäftliche Nutzung des Wagens geführt werden. Welche Methode letztendlich besser geeignet ist, lässt sich pauschal nicht sagen. Arbeitgeber und -nehmer sollten sich im Idealfall gemeinsam abstimmen, um eine optimale Entscheidung zu treffen.

Wie & wann müssen Dienstfahrten für die geschäftliche Kilometerpauschale erfasst werden?

Prinzipiell befindet sich jeder Arbeitnehmer auf Dienstreise, sobald er aus beruflichen Gründen außerhalb des regulären Arbeitsplatzes oder seines Wohnsitzes unterwegs ist. Hierzu zählen bspw. Messen, Seminare und der Besuch anderer Unternehmensstandorte.

Achtung: Das Finanzamt kann jederzeit Nachweise dafür verlangen, dass die Reise aus geschäftlichen Gründen erfolgte.
Daher ist es wichtig, dass Reisedauer und Route sorgfältig dokumentiert werden und passende Belege vorhanden sind. Dies kann in Form von Hotelbuchungsbestätigungen, Tankbelegen, E-Mail-Verkehr oder sonstig relevanten Unterlagen geschehen.

Die Verantwortung bezüglich der Reisedokumentation obliegt dem reisenden Mitarbeiter. Reicht ein Angestellter unzureichende Reisebelege ein, kann eine Fahrtkostenerstattung für die Dienstreise verweigert werden. 

Wie sollten Mitarbeiter ihre Fahrten und Fahrtkosten für Dienstreisen dokumentieren?

Bezüglich der Dokumentation von Reisedaten empfiehlt es sich, ein einheitliches Dokumentiersystem einzuführen und beispielsweise mit einer Excel-Vorlage zu arbeiten. Diese speichern Sie unter einem aussagekräftigen Namen (z.B. Vorlage Dokumentation Kilometerpauschale Dienstreise.xslx) in einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ordner ab. Auf diese Weise behält Ihre Buchhaltung den Überblick über die Reisekosten und spart dadurch viel Zeit. Die Arbeitnehmer sollten die Möglichkeit haben, das Datum, den Namen des Besuchten, den besuchten Ort und die Kilometeranzahl anzugeben. Nach dem Einpflegen der Daten in das Dokumentiersystem sollten die Mitarbeiter ausreichend Belege für ihre Dienstreise einreichen, damit der Steuererlass geltend gemacht werden kann. 

Gilt die Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem Flugzeug, Zug etc.?

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen gilt lediglich für Reisen mit dem privaten PKW oder anderen motorbetriebenen Privatfahrzeugen. Aber keine Sorge: auch alle anderen Kosten, die bei Dienstreisen entstehen (wie etwa bei Fahrten mit dem Zug, dem Flugzeug oder ÖPNV) sind steuerlich absetzbar. Diese Kosten fallen jedoch nicht unter die Kilometerpauschale, sondern werden Ticketweise abgerechnet. Ebenso absetzbar sind Kosten für Parktickets, Mautgebühren und ähnliches.
Und auch hier gilt die Nachweispflicht: möchte das Finanzamt die Belege sehen, müssen diese vorzeigbar sein.
Herausgegeben von Megali am 29/10/2018 Copyright : © gstockstudio

DIESES KÖNNTE SIE EBENFALLS INTERESSIEREN.

WLAN unterwegs nutzen

Agiles Arbeiten dank Hotspots

Ihre Daten unterwegs: Sicherheit geht vor!

In einer mehr und mehr vernetzten Welt sollten Sie auf Geschäftsreisen besonders auf Ihre Daten achten. Hier sind unsere Tipps!

Behalten Sie die Spesen Ihrer Mitarbeiter im Griff

Mitarbeiter-Geschäftsreisen verursachen Kosten und Auslagen. Mit diesen Tools managen Sie diese zeit- und kosteneffizient.

< Zurück zum Travel Style Blog