Microempresa-PYME: Gestor de viajes o TMC, ¿cómo elegir?

La digitalización ha revolucionado por completo la gestión de los viajes de negocios. Las pequeñas y medianas empresas, tienen a menudo que elegir entre recurrir a una Travel Management Company (TMC) o a los servicios de una persona interna dedicada a esta función (asistente de dirección adjunto a los servicios generales, por ejemplo) o a un responsable de viajes para grandes cuentas (empresas que consumen más de 3 millones de euros en viajes). Descubra nuestros consejos para hacer la mejor elección… 

Dado que los procesos de reserva eran complejos y requerían mucho tiempo, se creó en las grandes empresas en los años 1970 la figura del Corporate Travel Manager. A esto le siguió la creación de agencias de viajes de negocios (TMC). Pero con las soluciones digitales, reservar un vuelo, un billete de tren, un coche o una habitación de hotel se realiza ahora con unos pocos clics. Esto agrada especialmente a las PYMES, que pueden encontrar soluciones más económicas.
Según una encuesta realizada por Egencia, proveedor de soluciones de gestión de viajes, para el 85% de los gestores de viajes de las PYMES éste era uno de los tres objetivos principales para el 2018. Nos preguntamos entonces si, en esta época de digitalización, no estará desapareciendo ésta profesión en las pequeñas empresas. 

Depende de la naturaleza de los viajes de la empresa, del número de viajes y del tamaño de la empresa. Estos criterios influirán en las decisiones de la organización a implantar. En el libro blanco " Estructurar el Travel Management en las PYMES ", la AFTM, Asociación Francesa del Travel Management, recomienda la creación de un puesto de responsable de viajes si el presupuesto de viajes de la empresa es superior a 500 K€

Un profesional que desempeña esta función "viajes" es una buena inversión a corto plazo si permite ahorrar dinero en compras (negociando tarifas de vuelos, hoteles, etc.) y en trámites. Su capacidad para anticipar y gestionar los riesgos en materia de seguridad y sociales - de los que no siempre son conscientes los directivos de las PYMES - también puede evitar gastos.

Gracias a su conocimiento de la empresa, estará mejor capacitado para ofrecer las respuestas más pertinentes.  

¡Las TMC no se quedan atrás! Se han adaptado rápidamente a las exigencias de las empresas desarrollando continuamente soluciones y herramientas: informes personalizados, seguimiento de los viajeros, cursos de formación, asistencia en las negociaciones con los proveedores, conocimiento del mercado, etc. En la actualidad, las PYME esperan de sus agencias de viajes de negocios informes detallados, análisis de gastos exhaustivos y un rendimiento positivo de la inversión.

Además, cada día surgen nuevos actores, nuevas tecnologías y nuevas normas en el sector de los viajes, que evolucionan con rapidez. Para ser eficaz, el Travel Manager debe mantenerse informado. De ahí la importancia de la formación y/o de los intercambios con sus homólogos a través de las asociaciones profesionales y los eventos organizados por las TMC…  

Ya sea descentralizada a través de una TMC o centralizada en un puesto de Travel Manager a tiempo completo o parcial, la función "viaje" dentro de una empresa puede generar un interesante retorno de la inversión al recurrir a expertos en viajes. A las PYMES les interesará particularmente evaluar sus necesidades, ya que existen también muchas soluciones económicas puestas a su disposición por los profesionales del turismo para organizar de forma eficaz y sencilla sus viajes de negocios, como por ejemplo la oferta Accor Business Offer. Un contrato personalizado con tarifas negociadas da acceso a una amplia gama de hoteles que cubren todas las gamas, desde Fairmont hasta Ibis Style, pasando por MGallery by Sofitel, Pullman o Swissôtel, entre otros establecimientos internacionales.